できるビジネスマンは業務設計ができる！？

こんにちは。【それ販】の編集部のしゅーへいです♪

最近、仕事をする上で上司に怒られたことがあります。

「お前は業務設計ができていない。非効率だ。」

この言葉は私の心にグサリと刺さりました。

仕事量が増えていく中で期限を守って質を担保するために
効率よく仕事することを意識していたのに、できていないと言われたからです。

業務設計ができたら
効率よく仕事ができるかなと思いますが、
業務設計ってどうやってやるのかわからない・・・ので、今回調べてみました！

そもそも業務設計とは？

業務設計とは

『与えられらたリソースでインプットから要求されるアウトプットまでのプロセスを、
エラーが起きにくく最短で実行でき、想定されるイレギュラーに耐えうるフローを書き出す作業のこと』
引用「業務設計とは正解のないフローを書き出す作業」

だそうです。

長すぎてちょっとわかりにくいですよね。

簡単に言うと、
『仕事を細分化して、順番を決めて最適なフローを導くこと』
かなと思います。

とても複雑な作業で、正解は無いようです。

仕事なんて、その時々で状況も大きく変わりますよね。
だから、フローもその状況に臨機応変に対応しならなければなりません。

業務設計のやりかた

では、具体的にどのように業務設計をすればいいのか。

今回は弊社で開催しているセミナーについて業務設計したいと思います。
(今回はセミナー開催までの業務設計になります。)

まず、セミナー開催にあたって何が必要か洗い出します。

このぐらいでしょうか。

洗い出した後に順番を決めてフローを確立します。
今回の場合だと上から下の順番に決めていくかと思います。

これをセミナー開催日までに
『設定した目標を達成する』ためのスケジュールを設定して動いていきます。

勿論、フローを確立しても、
イレギュラーなことはほぼ確実に起こります。

例えばですが

・セミナーの集客数が足りていない
・セミナーの資料が間に合わない
・セミナー関係者のアサインが足りていない

このようなイレギュラーは、
様々な場面で起こってると思うので
すぐ対応して新しいフローを確立しなければなりません。

新しいフローの正解はないですが。私ならこうします。

・セミナーの集客数が足りていない
→集客方法やアプローチの頻度を増やすなど

・セミナーの資料が間に合わない
→資料のボリュームを調整する

・セミナー関係者のアサインが足りていない
→他部署の人にご協力のお願いをする

このようにイレギュラーにすぐ対応することで
セミナーの開催と目標達成に繋げることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
業務設計は仕事をするあらゆる場面で必要になってくるかと思います。

自分の仕事量を把握して
仕事ごとに必要なことを洗い出してスケジュールを立てていく。
大変で難しいことですが、非常に大切なことなので私も改めて意識していきたいと思います。

なお、今回話題にでた弊社セミナーですが、
定期的に無料で開催しております。

雑学から事例まで幅広く取り扱っておりますので、
気になるテーマがございましたら、お気軽にご参加くださいませ。
https://www.spinno.com/seminar/