書類やデータが沢山…販促業務はまるで飛行機の操縦みたいに複雑で煩雑! | 販促物をラクラク管理 SPinno

書類やデータが沢山…販促業務はまるで飛行機の操縦みたいに複雑で煩雑!

2016・05・11

業務がちらばっている、という販促業務についての悩み

販促に関する業務を行う上で、
クライアント様より弊社がよくお聞きするお悩みは、
とにかく業務が「散らばっている」ということ。

例えばある販促を行うときには複数の協力会社にまたがって業務が遂行されていくことが多いかと思います。
企画・発案は自社で。デザインの制作はデザイン会社であるA社へ。そこでデザインされた販促物の印刷の依頼は印刷会社であるB社へ、さらにそこから配送を行うC社や倉庫を管理する倉庫会社D社に指示や依頼を…など。

自社ですべての業務セクションを担うことが出来る企業様は多くなく、おおよそ上記のようなフローで業務を遂行しているのではないしょうか?

こうした複数の企業にまたがって業務を行う際に、
その業務の進捗を把握し、ディレクションしていく販促担当者様ですが、
1つの販促の中でも多くの企業に指示や依頼を出す必要があるため、業務が煩雑になってしまいがちです。

連絡の方法や、取引の仕方、取り交わされる書類や必要なデータのフォーマット。
それらは各々の段階でエクセルを用いたり、フォトショップやイラストレーターといったデザインソフトで作成するデータを用いたり、はたまた手書きのメモだったりFAXだったり。

業務に関わる主体が様々であれば、業務で使われるツールも多種多様。
販促の業務について個々の情報やデータをすっきりと整理して管理したり、活用したりすることが難しい状況であったりするのではないでしょうか?

そのような状態を、業務が「ちらばっている」などと表現させて頂きました。

まるで多くの計器や機器類が並ぶ、ジェット機の操縦席のごとく、複雑怪奇で煩雑な販促業務となっている企業様が多いと感じております。

少数精鋭の販促チームにかかる膨大で雑多な業務負担

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↑忙しすぎてこんな感じになっていませんか?

例えばデザイン会社のA社にはメールと画像データでデザインの依頼をするとします。
印刷会社にも同様にデザインのデータを用意して依頼を行うとします。

ところが販促物そのものを管理している倉庫や配送業者にはFAXで手配の書類を送ったりやエクセルで作られた管理表を用いて、販促物の出納をコントロールしていたり。

個々の取引ではそれほど多くない情報量であっても、全てのやりとりを行う販促担当者様の元には実に様々な種類の「ファイル」や「データ」「資料」「書類」が集まることとなります。

エクセルと画像データとFAXの原本や、それらに付随する諸々の情報を同時に管理するのはなかなか大変な作業となるのではないでしょうか?

『1か月前に作ったあのデザインのデータはPCのどこに?』
『毎回送られてくる在庫管理のエクセルファイルが古いものと新しいものが混じって分かりづらくなってる。』
『PC上で扱えるデータだけでなく、FAXなどの書面もあってそれらの保管もしければ…』

個々の企業様、販促の部署において、業務というものは最適化されているのが通常だとは思いますが、販促部は1人~数人の少数チームで構成されていることも多く、雑多なルーチンワークに手を取られ、時間を割いてしまいがちです。

その上、多店舗を運営されている企業様においては、販促の現場である店舗との業務上のやりとりも行わなければならなく、あっちこっちに業務が散らばりがちでしょう。

取引や業務を集約すれば業務負担の軽減に

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例えば

電話をA社にかける。
メールをB社に送る。
データを加工してC社にFTP経由で送る。
エクセルで出力した書類をFAXで送る。

こうしたやりとりは当たり前に行われているわけですが、
これらを同じプラットフォームで行うことが出来れば、業務の負担を軽減することが可能ではないでしょうか?

同じプラットフォームで行う、というのは、
『例えば電話とメール・FAXで連絡を行っているのを一つの方法にまとめる。』
『個々の会社から届くデータや情報・連絡が異なるデータやファイルではなく同じ場所で見れるようになる。』

一部ではありますが、このような集約を実現することに繋がります。

具体的には、WEBサービスやアプリケーション上で、
こうした情報の「集約」や業務の「一元化」が行われることとなりますが、
わざわざ業務の段階や取引相手に応じて連絡手段やフォーマットを変える必要がなくなれば、
業務の手間も軽減できると弊社は考えております。

販促業務にもプラットフォームを。

もともと業務の整理や、ツールの開発など、
販促業務を円滑に行うためのサービスはまだまだ少なく、
実際に販促業務を行う現場でもそうしたサービスや手法の導入は
あまり行われていない企業様が多いように思えます。

しかしながら前述したように、販促業務の煩雑さに悩んでいる企業様は多く、
また、サービスや商品の開発のスピードがますます加速する昨今において、
雑多なルーチンワークへの負担を少なくし、企画やマーケティングに比重を置きたい、という
企業様のニーズは高まってきております。

例えばCRMやDMPなどといった、顧客の情報を管理したり、
潜在的なニーズを発見するためのシステム・ツールは続々開発され利用が増え続けております。
例えば超有名なものであれば、Salesforce等による顧客取引や営業進捗の管理なども
データを集約し、整理し、活用するプラットフォーム的な思想に基づいたものであります。

こうしたプラットフォーム的な業務構築・業務の整理は
販促業務にも活かすことが出来る考え方であり、
多数の店舗や、拠点・販売チャネルにおいて販促を行う企業様にとって
これからの販促業務になくてはならないものになってくることでしょう。


SPinnoに所属してます。
主にWEB上の作業を担当しているWEB要員です。

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