ミスを減らす！販促物の受発注を効率化する方法

チラシやPOP、ポスターといった「販促物」の受発注管理は、「運用は回っている」という事実から、問題が顕在化しにくい企業のお悩みの1つ。
大手企業であってもアナログな体制で管理されていることが多い販促物ですが、商品・サービスを売る現場、営業所・支店・店舗などにとっては、欠品しては困る重要なアイテムでもあります。

今回の記事では、販促物の受発注管理において、ミスが起こりやすくなる運用体制の特徴と、その改善方法をご紹介していきます。

こんな販促物管理方法は要注意！ミスを生む運用体制とは

販促物管理において、以下のような管理方法を取ってしまっている企業では、ミスが起こりやすい傾向にあります。

■販促物の発注、依頼内容の修正・変更を「電話」で受けている
→「言った/言わない」の発生、伝言ゲームで認識ずれ

■販促物データのファイル名、格納先となるフォルダ名を担当者が独断でつけている
→検索しにくい、最新版がわかりにくい

■メール、FAX、電話など販促物依頼の「入口」が複数ある
→対応漏れ、月間の依頼数などの振り返りが困難に

また、こうした運用はミスが起こりやすいだけでなく、業務が属人化しやすいという危険性もあります。

販促物の受発注管理の現場に「あの人に聞けばわかる」というベテランの担当者はいませんか？
そうした方がいるのは非常に頼もしいことではありますが、その反面、「その人にしかわからない」業務が発生しているかも。

企業として何らか対策を取るべき状況だと言えるかもしれません。

ミスを発生しにくくする販促物管理の方法

■ワークフローをしっかりと決める
→依頼の「入口」を統一し、システム上とする・最低でもメールにするなどログの残る方法を採用する

■データの格納場所・ファイル名のルールを決める
→検索性と第三者からのわかりやすさを優先に、自社に適したフォルダの階層を用意し、ファイル名の命名ルールを決める

■周知の徹底、運用の継続
→「ルールを決めても守ってくれない」とあきらめず、コツコツ浸透させていきましょう。各部門に責任者を置くのもおすすめです。

販促物の受発注はクラウド化できます

販促物の受発注を効率化するには、システム化することも有効な手段のひとつです。

当社が提供する販促クラウド「SPinno」なら、現場のメンバーは、ECサイトでお買い物をするような感覚で、販促物の発注依頼が可能となります。

そして、依頼を受ける本部側も窓口が一本化され、ログやステータスがクラウドで誰からでも見える状態となるため、対応漏れや重複での発送といったミスが発生しにくくなります。

導入に際しては、お客様専任の＜カスタマーサクセス＞担当者が丁寧に現状の運用体制や課題をヒアリングし、必要なデータを集められる体制づくりをお手伝いさせていただきます。

販促物の受発注管理でお悩みでしたら、まずはお気軽に資料をご請求ください。

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