毎日3時間かかった販促物の入力・確認作業がゼロに。デザイナーがクリエイティブな仕事に集中できる環境を実現

デザイナーが販促物の制作・印刷・発送まで全てを担当

―成田デンタル様の事業内容と、所属されているチームの役割を教えていただけますか。

私たち成田デンタルは、歯科技工業界のリーディングカンパニーとして、入れ歯・差し歯・矯正装置などといった歯科技工物の製造販売を主軸に、歯科業界全体のお悩み・課題の解決に取り組んでいる会社です。また、「成田リンクシステム」という全国の歯科医院と当社がかかえる150社を超える歯科技工所をつなぐプラットフォームの運営、歯科技工士の育成、自社製品の開発などを行っています。

私たち新事業推進部・広報課は、歯科医院でお使いいただくためのオリジナルのポスターやリーフレットなど、患者様向けの歯科製品の説明ツールを制作することで、患者様のデンタルIQ向上の啓蒙や歯科医院様の増患経営をご支援しています。

また、最近ではオリジナルの歯科関連製品にも取り組んでおり、そちらのデザインやブランディングも広報課が担当しています。

―販促クラウド「SPinno」（以下「SPinno」）を導入された背景を教えてください。

SPinnoを知ったのは、情報収集のために行った展示会がきっかけでした。
当時、私たち広報課は組織体制の変更により、新事業推進部という部署の傘下になったところで、「これから新しいことに取り組むために、まずは何か”種”を探しに行こう」という気持ちでした。
そんな中でSPinnoさんと出会い、「これ、めっちゃ良くない？」と、このサービスが当時長く悩まされていた業務課題の打開策となる可能性を感じました。
その場で営業さんとお話をしている時点で導入のイメージが湧き、すぐに社内調整に着手しました。

―SPinno導入前は、どのような課題を感じていたのでしょうか。

広報課は元々デザイナー3名で構成されているチームなのですが、本業であるデザインに時間がとれないことに大きな課題感がありました。

以前の広報課では、社内販促物を掲載したカタログを用意して各拠点へ配布し、それを元に営業担当からの依頼を受け、印刷・パウチ加工・発送までの工程を自分たちで行っていたのです。

販促物のデザインだけでなく、営業からの依頼の確認、印刷・出荷、対応履歴管理、販促物の有無やその内容に関する問い合わせ対応などにかなりの時間と工数がかかっていました。

当社には現在25か所の営業拠点と、約200名の営業担当がおり、6500軒の歯科医院の経営課題・日々の業務課題の解決に取り組んでいます。

昨今の歯科業界では、インフォームドコンセントが重視されていますが、私たちがご支援している歯科医院の多くは、患者様へのご説明資料の作成まで手が回っておられないのが現状です。

そこで私たち広報課が製品の説明資料を制作し、全国の歯科医院にそれらを届ける仕組みを作っているのですが、全ての依頼に、3名で応えるというのは簡単ではありませんでした。

歯科医院に応じて診療方針も様々で、資料に関して細かな指示や要望も多く、営業担当との打ち合わせに加え細々としたデザイン修正にも多くの時間と工数がかかっていました。

「より効率的な販促物の周知ができれば、営業担当に問い合わせの手間をとらせなくて済むのに・・」「軽微な修正や発送などの作業にかかる時間を削減できれば、もっと歯科医院にとって価値のある、新たな資料制作に時間がかけられるのに・・」と、いろいろな場面で、もどかしい想いがありました。

入力・確認作業、電話対応が激減。デザインに集中できるように

―SPinno導入後は、どのような変化がありましたか？

SPinnoを導入してから、以前は3名がそれぞれ、毎日午前中の3時間をかけて行っていた販促物の発注に関する入力・確認・問い合わせ対応などの業務が削減できました。

導入前は、各営業担当からメール・FAX・社内SNSなどで送付される販促物の依頼チェックと必要に応じて電話での内容確認に加え、発注発送履歴のExcelへの入力作業で、午前中が終わってしまっていたのです。

SPinnoを導入してからは、依頼は全てシステム上に集約され、さまざまなツールをチェックする必要がなくなりました。

発注窓口が一元化されたことで、毎日発送する販促物の総量がSPinno上で、一目で分かるようになったため、課としてのスケジュール管理も大幅に楽になったと思います。

また、用意できる販促物は常に最新の状態で、SPinno上にアップしているため、営業担当からの「〇〇に関連する販促物ある？」などの問い合わせの電話は激減し、デザインに集中できる時間が増えました。

現在、3名いたデザイナーの内、1名は育児休業中なのですが、SPinnoを導入し2名体制となった今の方が、業務負担は軽減されていると感じます。「今まで何でこんなに時間がかかったんだろう？」と思うほどです。

営業現場からも、「販促物の受発注が楽になり歯科医院様の要望にスピード感を持って応えられるようになった」という声もあり、営業の生産性向上にもつながっています。

―うれしいお言葉、ありがとうございます。業務時間を削減できた分、今後取り組んでいきたいことはありますか？

すでに効率化できた時間で、新たなプロジェクトへの取り組みを開始できています。直近では、「ナチュラルフィット」という特殊なシリコンを使用した自社オリジナルの入れ歯の発売に伴って、その入れ歯をブランディングするための販促物制作や、自社開発 した入れ歯洗浄剤の新しい販促物制作を短期間で進めることができました。

製品のブランディングから外箱のデザイン、持ち帰り用の袋やリーフレット制作等手掛ける物が多い中、SPinno導入以前であればここまで短期間で仕上げることは難しく、手が回らなかったのではと思っています。

今後の目標としては、会社の経営理念である「歯科業界の進歩発展に貢献する」ことに、広報課としてもさらに力を入れて取り組んでいきたいです。

具体的には、すでに行っている歯科医院に向けたご支援に加え、歯科技工士と技工所の方々の情報発信支援を強化していきたいと考えています。

日本の歯科技工士というのは国家資格で、世界的に見ても非常に高い技術を持っていますが、それを外に向けて発信できない技工所が多いのです。

その結果、歯科技工士の方の待遇改善が社会問題として挙げられたり、歯科技工士を志す方が減少してしまったりというという状況に陥っています。

歯科技工士の減少は決して他人事ではなく、将来私たちの健康にも関わってくる大きな課題と捉えており、私たち成田デンタルとしては、歯科技工士の成り手を増やすための学校運営を行って対策しています。

広報課としても、繋がりのある技工所の会社案内作成や説明資料の作成など広報領域の支援を行って、歯科技工士・技工所の認知向上の一助となればと思っています。

広報力を活かし、歯科業界全体の認知向上に貢献したい

―最後に、貴社にとってSPinnoとは、何ができるシステムですか？

私たちにとってのSPinnoは、販促物を通して、歯科業界の現場で生まれる課題やお悩みごとを解決できるシステムです。

導入当初、普段はバックオフィス寄りの仕事をしている私たちデザイナーにとって、営業拠点・営業担当を巻き込んでシステムを導入するというのは非常に困難に思えました。

しかし、SPinnoの弊社担当の方の手厚いフォローによって導入が進み、今ではアカウントを付与している全員がSPinnoを活用できています。

SPinnoのおかげで、私たち広報課はさらに歯科医療の現場で必要とされる販促物を作成する時間ができ、営業担当は以前より効率的にそれらを歯科医院様へ届けられるようになったと感じています。

今後も引き続きSPinnoの活用を進め、歯科業界の進歩発展と課題解決に真摯に取り組んでいきます。