初心者向け｜販促物の倉庫運用を見直すタイミングは？外注を考える5つのサイン

販促物の倉庫運用、いつから見直せばいい？

販促物の保管場所や発送対応に負担が出始めたら、倉庫運用を見直すタイミングです。

メーカー企業や多店舗展開企業などでは、店舗や営業現場で使うPOP、ポスター、カタログ、什器、ノベルティなど、さまざまな販促物を保管・発送しています。

「本社での保管が手狭になってきた」「発送対応に時間を取られる」と感じ始めたら、現在の運用を一度整理してみましょう。

販促物の倉庫外注を考えたい5つのサイン

販促物は、サイズや種類、出荷頻度、繁忙期の物量が企業ごとに異なるため、「○個／○件を超えたら外注」といった一律の基準を設けるのは非常に難しい領域です。

そこでおすすめなのが、個数ではなく現在の運用にどんな「困りごと」が出始めているかを確認する方法です。

以下の5つのサインが見られるようになったら、一度、販促物の倉庫運用を見直してみるタイミングと言えるでしょう。

1．オフィスやバックヤードが販促物で圧迫されている

まず分かりやすいのが、保管スペースの問題です。

例えば、

• 会議室や空きスペースに段ボールが置かれている
• キャビネットや棚だけでは販促物が収まらなくなった
• 新しい販促物が届くたびに保管場所を探している
• 複数の部屋やフロア、拠点に在庫が分散している

といった状態です。

「自社オフィスに置いているから、保管料はかかっていない」と考えてしまいがちですが、本来は人が働くためのオフィススペースを販促物の保管に使っているのであれば、そのスペースにもコストはかかっています。

また、保管場所が分散すると、

「どこに何があるのか分からない」
「別の部屋まで探しに行く」
「同じ販促物があることに気づかず、追加で発注してしまう」

といった問題も起こりやすくなります。

販促物を置くために、本来の業務スペースを継続的に使うようになってきたら、外部保管を検討するひとつのサインです。

2．販促物の保管・発送対応に多くの時間を取られている

販促物の在庫確認・ピッキング・梱包・発送などに毎月多くの時間を取られ、本来業務を圧迫している場合は、運用を見直すサインです。

例えば営業担当者から、「このPOPを20枚、○○店に送ってください」という依頼が届いた場合、

本部の担当者は、

1. 依頼内容を確認する
2. 在庫を確認する
3. 必要な販促物を探す（実物またはデータで探す）
4. ピッキングする（またはデータから印刷・パウチする）
5. 段ボールや梱包資材を用意する
6. 梱包する
7. 送り状を作成する
8. 配送会社へ引き渡す

といった作業を行います。

例えば、こうした一連の業務に1日平均1.5〜2時間かかっている場合、20営業日では月約30〜40時間になります。

これは「月30〜40時間を超えたら外注すべき」という絶対的な基準ではありません。しかし、ここまでくると販促物の発送は「空いた時間に対応する雑務」というより、担当者の業務の一部を占める定常業務になっています。

月30〜40時間程度かかるようになってきたら、「このまま社内で続ける場合」と「外部倉庫へ任せる場合」を一度比較してみるタイミングと考えてよいでしょう。

3．キャンペーンや新商品発売のたびに保管・発送がひっ迫する

ここまでご紹介した「保管スペースの圧迫」や「発送対応の負担」については、「普段はそこまで困っていない」と感じた方もいるかもしれません。

しかし、販促物は、年間を通して同じ量・件数で動くとは限りません。

例えば、

• 新商品発売
• 春夏・秋冬の棚替え
• 店頭キャンペーン
• 展示会
• シーズン施策、年末商戦
• 全国の営業所や店舗への一斉展開

などのタイミングでは、一時的に販促物の保管量・出荷回数が増えることがあります。

普段は本社内で問題なく運用できていても、キャンペーン前など一時的に物量が増えるタイミングで、保管や発送業務がひっ迫することがあります。

平均的な物量ではなく、ピーク時にも無理なく運用できているかを見ることが、倉庫運用を見直す上で重要なポイントです。

また、外部倉庫を利用する場合も、必ずしも年間を通してすべての販促物を預ける必要はありません。季節性の高い販促物やキャンペーン資材だけを、一時的に保管・発送してもらえるサービスもあります。

4．出荷先や依頼元が増え、本部だけではさばききれなくなっている

販促物を利用する営業所や店舗が増えてくると、本部に集まる出荷依頼も複雑になっていきます。

例えば、

• 全国の営業・ラウンダーや店舗などから日々出荷依頼が届く
• 送り先や必要な販促物、数量が依頼ごとに異なる
• 急ぎの発送や個別対応が増えている
• 依頼内容の確認や問い合わせ対応に時間を取られている
• 本部担当者が依頼受付からピッキング、梱包、発送まで一手に担っている

といった状態です。

販促物の種類や出荷件数がそれほど多くなくても、依頼元や配送先が増えるほど、1件ごとの確認・仕分け・発送にかかる手間は大きくなります。

本部が「販促物を企画・管理する部門」というより、日々届く依頼を処理する“発送拠点”のようになってきたら、保管や発送業務を外部に任せることを検討するサインと言えるでしょう。

5．「何が・どこに・いくつあるか」を確認できない

販促物の種類や保管場所が増え、「どの販促物が・どこに・何個あるか」をすぐに確認できなくなってきていたら、在庫の管理方法を見直すサインです。

営業担当者から「あのカタログ、あと何冊ありますか？」と聞かれたときに

「ちょっと倉庫を見てきます」
「Excelでは100冊になっているけど、実際は分かりません」

こんなやりとりが、増えていないでしょうか。

在庫数を正しく把握できていないと、余分な追加発注や在庫切れ、古い販促物の長期保管など、さまざまなムダやトラブルにつながります。

販促物も、会社がコストをかけて制作・保有している大切な物品です。「どこに・何が・いくつあるのか」を継続的に把握できる状態にしておくことが重要です。

自社での管理が難しくなってきた場合は、保管だけでなく在庫管理そのものを外部倉庫へ任せる方法もあります。

倉庫によっては、入出庫記録やロケーション管理、定期的な棚卸にも対応しており、在庫をより正確に管理しやすくなります。

---

どのサインに当てはまった？困りごと別、自社に合った倉庫活用

どのサインに当てはまったかによって、必要な対策は変わります。
すべてを一度に外注するのではなく、まずは「保管」「発送」「繁忙期」「受発注管理」「在庫管理」のうち、どこに負荷があるのかを確認してみましょう。

保管場所だけが問題なら「外部保管」を検討

「販促物を置くスペースには困っているものの、発送頻度はそれほど多くない。」

この場合は、まず保管スペースだけを外部化する方法が考えられます。

自社オフィスに置いておく必要のない販促物を外部に移すだけでも、業務スペースを確保しやすくなります。

梱包・発送が負担なら「発送業務まで含めた外注」を検討

保管場所以上に、「毎日のピッキングや梱包に時間を取られている」

ことが問題なのであれば、保管場所を移すだけでは十分ではありません。

ピッキング、梱包、発送まで対応できる外部倉庫を利用することで、本部担当者が行っている物理的な作業を減らせる可能性があります。

繁忙期だけ困るなら「一時保管・スポット利用」も選択肢

キャンペーンや新商品発売時だけ物量が増えるのであれば、年間を通した外部化ではなく、一時的な倉庫利用も選択肢になります。

「外部倉庫＝長期間契約して、すべての販促物を移すもの」とは限りません。

自社の物量の波に合わせて、どこまで外部化するかを考えることが大切です。

在庫や出荷依頼まで混乱しているなら「運用そのもの」も見直す

在庫数をすぐ把握できない、営業や店舗からの依頼を本部でExcelにまとめ直している、といった状態の場合は、保管・発送を外注するだけでは課題が残ることがあります。

倉庫運用を見直す際は、保管場所や発送作業だけでなく、在庫管理や出荷依頼の流れまで含めて整理することが大切です。

---

外部倉庫を検討するなら、次に確認したい「費用」と「必要なデータ」

ここまで確認して、「やはり外部倉庫を検討してみたい」となったら、次に気になるのが費用ではないでしょうか。

倉庫の費用は、単純に「何坪借りるか」だけでは決まらず、以下のような要素で決まっていきます。

そのため、倉庫会社へ相談する前に、現在の在庫量や出荷実績、日々の出荷依頼などを整理しておくと、自社に合った提案を受けやすくなります。

後編の記事では、倉庫費用がどのような要素で決まるのか、そして見積もりを取る前にどんなデータを準備しておけばよいのかを整理していきます。

---

倉庫外注とあわせて見直したい「出荷依頼の流れ」

外部倉庫を利用すれば、販促物の保管やピッキング、梱包、発送といった物理的な作業を本部から切り離すことができます。

一方で、倉庫を外部委託しても、営業や店舗から届く出荷依頼を本部で受け付け、内容を確認し、Excelに転記して倉庫へ連携している場合、その業務は倉庫を外注しても残ります。

保管・発送だけでなく、出荷依頼の流れまで含めて見直しましょう。

業務内容	倉庫外注前	倉庫外注後
依頼受付	自社対応	自社対応
内容確認	自社対応	自社対応
Excel転記・整形	自社対応	自社対応
倉庫への連携	自社対応	自社対応
在庫把握・棚卸	自社対応	→倉庫へ移管
ピッキング・梱包	自社対応	→倉庫へ移管
発送	自社対応	→倉庫へ移管

そのため、倉庫運用を見直す際は、「誰が発送するか」だけでなく、「営業や店舗からの出荷依頼が、どのように倉庫まで届くか」まであわせて整理することが大切です。

例えば、各拠点からの依頼を決まった方法で受け付け、在庫状況とあわせて管理できれば、本部担当者が毎回依頼を集約・転記して倉庫へ渡す作業も減らしやすくなります。

販促クラウドSPinnoは、販促物の在庫情報や営業・店舗からの出荷依頼を一元管理できる販促物管理システムです。倉庫の保管・発送業務とあわせて、出荷依頼から在庫管理までの運用を見直せます。

倉庫外注とあわせて、出荷依頼や在庫管理まで見直したい方は、販促クラウドSPinnoの詳細もぜひご覧ください。