本当にあったExcelの怖い話…ではなく関数の話 PART2

本当にあったExcelの怖い話…ではなく関数の話 PART2

2016・07・25


こんにちは。【それ販】の編集部のしゅーへいです。
前回はVLOOKUP関数について記事を書きましたがいかがでしたでしょうか。

本当にあったExcelの怖い話…ではなく関数の話
こんにちは。【それ販】の編集部のしゅーへいです。皆さんは商品データの管理や分析をする際にどのようなツールを使いますでしょうか。管理や分析専用のシステムを使う...

最初は使いこなすまで時間がかかるため、関数を1つ1つ確認しながらになると思いますが慣れると非常に便利な為是非ご活用ください。

今回はデータから重複を無くす方法で【COUNTIF】という関数についてご紹介します。

COUNTIF関数とは

「指定した条件に合うデータを検索し、検索したデータに一致するセルの個数がわかる」という関数です。

参考URL:COUNTIF(カウントイフ)関数:エクセル教室

例えばですがマーケティング業務の中で下記のような経験はありませんか?

・サービスのカタログなど、DMを送る宛先の一覧に重複がある

・テレアポを行っているが、架電を行うための顧客リストに重複がある

・ある条件に基づいて顧客の一覧を作成したら、同じ企業名が入っている

宛先が重複してしまうと業務上支障が出たり、2重に発送を行ってしまうこともあるかも知れません。
迷惑がかかりますし相手の信頼や評価も下がってしまいます。

上記のようないわゆる顧客リスト、最近ではそうしたデータは必ずしもエクセルやスプレッドシートで管理しているとは限りませんが、一時的にエクセルに一覧を書き出して、配送先の手続きを行ったりすることは多いかと思います。

COUNTIF関数を使うことで、同じデータが重複して入力されているのをチェックし防ぐことができる関数です。

重複の有無を調べる方法

まず、簡単は判定方法をご紹介したいと思います。

例えばA列に名前が入っていて、重複の有無を調べたい場合は以下のロジックで判定することができます。

・A列の名前が何個あるか数える

・その個数が2つ以上なら重複がある

①セルに 【=countif(A:A,A2)】

img1

これはA2セルに同じ値のセルがA列に何個あるか数えています。
COUNTIF関数は以下のような式となっています。

=COUNTIF(範囲,検索条件)

範囲……セルの範囲を指定
検索条件……数値、文字、セル指定

この関数をセルに入力すると値(結果)が出ます。
この値が1ならA2セルに重複はないことがわかり、結果が2個以上ならA2セルと同じ名前があることになります。

 

②データを一番下までコピーする

img2

これでA列の各セルで、A列に重複が無いかチェックすることができます。
A13セルの「佐藤」の結果が2となっているので重複があります。
つまり結果が2となっている佐藤の名前を1つ消すと重複が無いリストの完成です!!

まとめ

今回は重複のチェックについてCOUNTIF関数をご紹介しましたがなんとなくイメージできましたでしょうか。
このデータの重複をチェックするのは営業・広報・マーケティング・総務と幅広い職種の人が必要になってくるかと思われますので是非マスターしてみてください!!

 

参考URL

>>COUNTIF(カウントイフ)関数:エクセル教室
>>COUNTIF(条件を満たす個数)

 

 

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