コミュニケーションツールだけでは限界？ 販促業務に起きがちな“3つの課題”と、その解決アプローチ

「在庫はあとどれぐらいある？」
「この承認は、どこまで進んでる？いつ終わる？誰で止まってる？」
「こないだの画像データ、どこに保存してあったっけ？」

多店舗展開企業やメーカーの販促担当者であれば、一度は経験したことがあるようなシーンではないでしょうか？心当たりはありませんか？

近年、ビジネス向けのコミュニケーションツール（LINE WORKS、Teams、Slack、Chatworkなど）が普及し、社内外のやり取りは大きく効率化されました。しかし、それでもなお “販促業務は忙しい” という声をお客様からは多く頂戴します。

なぜでしょうか？

実は、コミュニケーションが便利になっても、
「承認」「発注」「在庫」「データ管理」といった販促特有の業務プロセスは別物。
この領域は、チャットだけでは解決できない“構造的な課題”を抱えています。

この記事では、販促現場で多くの企業が直面している 3つの本質的課題 を整理し、
それをどのように業務全体の効率化につなげていくべきか、具体的な考え方をご紹介します。

課題①：承認フローの非効率

〜チャットでは「承認の流れ」は管理できない〜

販促の現場で起きやすい典型例で
承認依頼がチャットに埋もれ、誰がいつ承認済みなのか分からない という混乱です。

例えば、こんなシーンがあります。

現場で起きがちなコト

POP制作の依頼を上司に送ったものの、チャットで他の会話に流されてしまい、気付かれずに数日が経過。PDFを添付して承認してもらおうとすると、別の担当には「最新版はどれ？」と再確認が必要。気づけば、承認が遅れたことで販促施策のスタート時期が後ろ倒しになる——。

なぜ起こるのか？

コミュニケーションツールは「やり取り」をスムーズにするためのものであって、
「業務プロセス（ワークフロー）」を管理する仕組みではない からです。

チャット上で承認状況を追うのは困難です。誰が承認して、誰が止めているのか？いつ承認されたのか？いつまでに承認されるべきなのか？これらは本来“工程管理”の領域であり、チャットの仕組みではカバーしきれません。

課題②：在庫・発注状況の不透明さ

〜メールと電話ではリアルタイムに情報は追えない〜

販促担当者にとって、在庫確認や発注依頼は日常の業務。しかし、これをメール・電話・Excelで行っている企業は未だに多く存在します。

現場で起こる混乱

• Excelなど共有リスト上の在庫数が最新か不明

• 倉庫に確認して返事が来るまで数時間〜翌日

• 発注漏れ、二重発注が発生

• 現場の販促物が足りず、機会を逃してしまう

現場から「◯個欲しい」と依頼されても、担当者が倉庫に電話 → 折り返し待ち → 依頼元へ連絡…と、情報が何度もリレーされ、タイムロスが積み重なります。

なぜ起こるのか？

在庫は“常に動き続ける情報”だからです。

メール・電話・チャットは 静的な情報 をやり取りするには向いていますが、リアルタイムで更新される在庫状況を扱うには不向きです。

さらに、デザイン会社、印刷会社、物流部門、店舗など、販促業務に関わるステークホルダー（関係者）は多岐にわたるため、ひとつひとつの連絡がボトルネックとなり、情報の鮮度が維持できなくなります。

「こないだと言ってたことが違う！聞いてない」
「急に納品日が変わった！」

といった経験は誰しもあるのではないでしょうか？

課題③：情報の分散と属人化

〜「データの迷子」はどの会社にも起きている〜

ファイルが、色々なフォルダ、ストレージ、個人のPC内など、散らばってバラバラに管理されていること。

そのような、杜撰な管理で発生するムダは非常に多いです。

よくあるケース

• 前任者が作ったデータの場所が分からない

• 午前中に過去のデータを探しはじめ、気づいたらお昼

• バージョン違いのファイルが複数存在し、開いてみないと、どれが最新かつ完全なデータか分からない

• 現場への回答が遅れ、トラブルにつながる

そしてこれが続くと、「あの人しか分からない“属人化”」が加速 します。

なぜ起こるのか？

ストレージやファイル共有ツールは「保管」するには便利ですが、“体系立てて情報を管理する”用途ではない ためです。

販促物には、

• 入稿データ

• 制作の指示（指示書）

• 発注履歴

• 画像やデザインのデータ

• 在庫情報

など、複数の情報が密接に関係します。

これらをバラバラに扱うと、管理の難易度は一気に上がります。

 3つの課題に共通する本質：

“業務プロセスがつながっていない”という問題

ここまで見てきた3つの課題は、
表面上は別の問題のように見えますが、実は 共通の原因 を持っています。

それは、

「依頼・指示→承認 → 発注 → 在庫 → 出荷 → データ管理」

という一連の業務がつながっていないこと。

コミュニケーションツールは“点”でのやり取りを便利にするものですが、販促業務には “線として流れる業務プロセスの最適化” が求められます。

販促クラウド「SPinno」が解決できること（サービスのご紹介）

弊社が提供する販促クラウド「SPinno」は、これらの課題を 「一元管理」 することで解決します。

■ 承認フローの可視化

• 進捗・履歴を自動管理

• 押印・PDF不要

• 承認漏れゼロへ

■在庫・発注のリアルタイム連携

• 倉庫・外注先と情報が自動連携

• 最新在庫を即確認

• 発注漏れや欠品の予防

■ 情報の一元管理

• 過去データも一瞬で検索

• 担当者依存を解消

• 引き継ぎがスムーズに

つまり、SPinnoは“点の改善”ではなく、
販促業務の全体をつなぎ、流れを最適化するためのプラットフォームです。

おわりに

コミュニケーションツールは確かに便利です。
しかし販促業務の本質的課題は、「情報共有」ではなく「業務の仕組み化」 にあります。

もしあなたの会社でも、

• 承認が遅い

• 在庫が見えない

• データを探すのに時間がかかる

• 属人化が進んでいる

といった課題がある場合、
それは“運用の問題”ではありません。
業務プロセスそのものを改善するステージに来ているサイン です。

SPinnoは、その課題を解決するための強力な選択肢になります。