販促部門のリモートワーク対応。おさえるべきポイントは?

2022・07・05

新型コロナウイルス感染症の拡大防止を目的として、急速に広まったリモートワーク(テレワーク)。
人材会社が行ったアンケート(※)によると、アンケートに回答した企業の採用担当者の内、約6割は「リモートワーク・テレワークを今後も継続する」と答えています。

しかし、販売促進部門/営業支援部門の業務は、煩雑で関係者も多く、遠隔でのスムーズな進行が難しい領域。コロナ禍の最中であっても、販促部門の担当者は出社しているという声が多く聞かれました。

そんな販促部門がリモートワークへの切り替えていくためには、どのような準備が必要なのでしょうか?
本記事では、販促部門のリモートワーク対応に向け、社内で検討べきポイントをまとめました。

※パーソルキャリア株式会社(2021)「第2回・自社のリモートワーク・テレワークに関する調査」
https://www.persol-career.co.jp/pressroom/news/research/2021/20210322_02/ (2022/7/4)

販促部門の現状

そもそも、販促部門がリモートワークに切り替えられないのには、どのような背景があるのでしょうか。
その理由として、以下のような点があげられます。

  • 共有サーバにデータはあるが、社内からしかアクセスできない
  • 申請処理や発注など、上長の承認印をもらう必要がある
  • 配送先や業者の情報が整備できていない
  • FAXで依頼や申請が送付されてくる
  • 自分だけで対応しているため、誰もフォローできない

上記のような体制に加え、現場や印刷業者とのやりとりが「メール・電話が主体」というケースも多く、社内でPCを開き、メールと電話で対応するというワークスタイルが販促部門のスタンダードとなってしまっており、リモート対応が難航しているのが現状です。

つまり、販促部門の方々の細やかな対応や「頑張りすぎ」こそが、リモートワーク切り替えへの壁となってしまっている、と言えるかもしれません。

リモートワークの実現に必要なこと

上記のような背景がある販促部門でリモートワーク切り替えは難しいように思えます。
しかし、おさえるべきポイントをおさえ、現状の整理からはじめれば、決して不可能ではありません。

おさえるべきポイント

  • 業務に必要な情報をわかりやすく整理し、データ化する
  • 事業所以外の場所からも必要な情報にアクセスできる状態をつくる
  • 販促業務に関わる関係者で活動や進捗状況が共有できる状態をつくる

まずは現状整理から

1) 現状“書面”で運用している販促業務や申請の洗い出し

  • 手書き記載やエクセル入力、承認の押印、FAX送付や、スキャンしてメール添付など紙ベースで回っている業務フローはいくつありますか?
  • 誰が、何のために、どんな情報を記載し、誰の承認を必要としていますか?
  • 週に何件程度の発生がありますか? 運用中の課題はありますか?

2) 利用している販促アイテムのデータ収集

  • 利用できる販促アイテムの画像データを集めましょう。最終稿は印刷会社やデザイン会社が保管している、 個人のPCに保有、社内サーバにはあるが場所が不明、という状況から、まず今使うデータを集めましょう。
  • 集めたデータをどう整理すると使いやすいか、種類分けしましょう。定番、キャンペーン、商品単位、部門単位、自社に合った使いやすい分類を考えます。
  • それぞれのアイテムのサイズ、仕様、利用可能期間、今の在庫数なども把握しましょう。

3) 手配に必要な情報の整理 
店舗や営業の要望にあわせて販促物を手配するために必要なデータをまとめましょう。

  • 配送先情報
  • アイテム別の製作・倉庫会社情報
  • 制作費用

必要に応じて、適切なツールの導入を

続いて、整理した情報をベースに、販促業務に使えるツールを検討しましょう。
必ずしも有料のものである必要はありませんが、販促業務の頻度や関係者の人数などにより、以下のような点を意識して、ツールを選定するのがおすすめです。

1) 現場(営業や店舗)で使いやすい、わかりやすいシステムか?
使いたいもの、使えるものが、画像などでわかりやすく、また探しやすいこと。運用をうまく回すには、現場の使いやすさは大きなカギとなります。

2) 使い方や利用者を拡張していくことはできる?
最初からすべてを完璧にするのは難しいもの。最初はフェーズを分けて一部業務から。
でも将来的には、販促業務をシステム上で運用できるか?の視点を持ちましょう。

利用者や承認者だけでなく、管理する販促部門や、コンプライアンスチェック部門、また制作会社や倉庫などのサプライヤーなど、販促業務の関係者で使うことができるか、将来的な業務の一元管理の実現性を確認しましょう。

3) 運用サポートや、利用状況の管理は?
ツールは、導入して終わりではありません。ツールを活用して、どう運用していくのか、販促業務効率化のための助言やサポートが得られるベンダーか確認しましょう。

利用状況の把握、導入目標を達成できているか、分析や管理ができるツールかも重要です。

リモートワーク対応に成功する販促部門の共通点

どの分野においても、リモートワーク対応は試行錯誤の最中。
はじめから「完璧」を目指さずに、まずはできるところからのシステム化を検討しましょう。

ここでは、リモートワーク対応に成功している企業では、どのようにプロジェクトを進めていたか、共通点をお伝えします。

1) 作業工数が高く、頻度の高い業務からシステム化
リモートワークへの対応の稟議を通すためには、今の作業工数や頻度の高い業務にかかっている時間を計測し、システム化でどこまで効率化できるかを訴えるのがもっとも有効です。
最初からすべてを切り替えせず、できるところ・優先順位の高いところからシステム化できている企業は、成功しやすい傾向にあります。

2) 社内の他部門を巻き込み、味方にする
リモートワークを可能とすることでメリットを享受できるのは、売上をつくる現場です。システムやツールの導入を後押ししてくれる社内の味方をつくることは、成功の近道。

販促部門のシステム導入において、セキュリティやID/PWの管理など、情報システム部門は関わりますか?メインユーザとなる店舗や営業で、協力してくれる人はいますか?
一緒に利用推進や運営を行うプロジェクトメンバーになってもらえるよう、働きかけましょう。

3) 導入効果をレポートする
導入後、ツールの活用状況や、改善できたこと、さらに良くなるためにはどうしていくのか?などをきちんとレポートできる状態をつくることは、プロジェクト成功だけでなく、継続のための大きな鍵となります。

システムのスキキライ・良い悪いを感覚的に判断せず、数量的な効果検証を行い、第三者に伝えやすいエビデンスを持つことで、継続的にシステム利用や新たな業務改善に向けた予算を確保することができます。

さいごに

アナログで煩雑な運用体制から、システム化が億劫になりがちな販促部門。
しかし、ポイントをおさえてひとつずつ状況を紐解いていけば、他部門と同様にオンライン上での一元管理、リモートワーク対応が可能となります。

当社が提供する販促クラウド「SPinno」では、販促業務の整理・見える化といった紐解く作業からご支援させていただきます。
お客様専任の<カスタマーサクセス>担当者が、システムの設定、現場への導入展開から運用までをサポート。
お客様のシステム導入目的や目標を共有しながら、改善や効率化の達成にむけて伴走します。

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