販促物の出荷・発送管理　よくある課題とミスを防ぐ仕組みとは？

販促物の出荷・発送管理とは

販促物の出荷・発送管理とは、ノベルティや販促品、店頭POP、カタログなどのマーケティング資材を、必要な拠点や取引先へ届けるために、依頼・承認・在庫引当・出荷・配送・履歴管理までを一連の業務として管理することを指します。

販促物は商品と違い、販売用の在庫ではなく「施策や営業活動のための資材」であるため、在庫管理が徹底されず、

• いつ / 誰が / どこへ
• 何を/ どれだけ
• 何の目的で

こうしたことが把握できない、もしくは限られた社員やスタッフのみが分かるような属人化した状態で、業務が行われるといったケースも少なくありません。

出荷と発送の違い

「出荷」と「発送」は似た言葉ですが、実務では次のように使い分けられることがあります。

• 出荷：倉庫や保管場所から資材を取り出し、梱包し、送り状を作成して出荷準備を完了する工程
• 発送：配送業者へ引き渡し、相手先へ届ける工程

販促物管理においては、出荷・発送の両方を含めた業務全体を管理することが重要です。

なぜ販促物の出荷・発送管理が重要なのか

販促物はマーケティング施策や営業活動の現場で使用されるため、必要なタイミングで届かなければ、施策そのものが成立しません。
新商品の販売開始や特価のキャンペーンなど、販促物がもしこれらのスケジュールに合った形で届かなった場合、最悪販促を行うことができず、売上向上の機会を損失してしまうことになります。

一方で、販促物の出荷・発送業務に関わる業務フローの中に非効率な部分や業務上の課題点があっても、改善は後回しにされやすく放置されてしまいがちです。

• 発送依頼がメール・電話・口頭で来る
• 誰が対応しているのか分からない
• 出荷の履歴が残っていない
• 在庫数と発送数が一致しない

こうした問題点を放置しておくと、現場の混乱だけでなく、販促コストの増加にも直結します。

販促物の出荷・発送管理でよくある課題

発送依頼がバラバラで、対応漏れが起きる

営業所や店舗からの依頼が、メール・チャット・電話など複数の手段で届くと、情報が散らばり対応漏れの原因になります。
また、いまだにFAXで依頼を行っているというケースも存在し、

送付先情報のミスが発生する

担当者名や住所、納品先が最新情報で管理されていないと、誤配送や再発送につながります。

数量ミス（不足・過剰）が起きる

必要数量が正しく伝わらなかったり、在庫が把握できていないと、必要な分が届かない、または余計に送ってしまうといったミスが起こります。

出荷・発送履歴が残らず、トラブル時に追えない

「いつ」「誰が」「何を」「どこへ」送ったのかが残っていないと、クレームや配送トラブルが発生した際に原因特定ができません。

外部倉庫や物流業者に委託していて仕組み化できていない

倉庫や物流業者へ出荷依頼をする場合、依頼内容がメールベースだと確認作業が増え、業務負担が大きくなります。

在庫と出荷が連動しておらず、棚卸が合わない

出荷した分が在庫から差し引かれていない、または手作業で調整している場合、在庫数が合わなくなり、棚卸作業が大変になります。

出荷・発送ミスが起きる原因

販促物の出荷・発送管理がうまくいかない背景には、次のような構造的な原因があります。

• Excel管理で更新が追いついていない
• 依頼や連絡を行う方法がバラバラ（メール、電話、FAX、会社ごとのフォーム）
• 依頼・承認のルールが決まっていない
• 出荷担当が少人数で属人化している
• 本部・拠点・倉庫で情報が分断されている
• 在庫と発送が連動していない

販促物は施策のたびに動くため、イレギュラー対応が多く、運用ルールが曖昧なままだとミスが増えやすい領域です。

販促物の出荷・発送管理のあるべき姿

販促物の出荷・発送業務を安定させるためには、次のような状態を目指すことが重要です。

• 発送依頼が一元化されている
• 依頼内容がフォーマット化され、抜け漏れがない
• 在庫がリアルタイムに可視化され、引当ができる
• 出荷・発送履歴が残り、追跡できる
• 本部・拠点・倉庫で同じ情報を共有できる

つまり、単なる「発送作業」ではなく、業務フローとして整備し、仕組み化することが必要です。

改善するための方法（手段別）

Excelやスプレッドシートで改善する方法

まずは既存の運用を整えるだけでも、一定の改善は可能です。

• 発送依頼フォーム（入力フォーマット）を統一する
• 送付先マスタを整備する
• 出荷履歴を残す台帳を作成する

ただし、拠点数や資材数が増えると更新が追いつかず、属人化しやすい点には注意が必要です。

在庫管理システム／倉庫管理システム（WMS）を活用する方法

倉庫単位での入出庫管理や棚卸精度を高めたい場合は、在庫管理システムやWMSが有効です。

一方で、マーケティング施策の目的や拠点ごとの申請フローなどは対象外になりやすく、販促物管理としては補完が必要になるケースがあります。

販促管理システムで仕組み化する方法

販促管理を前提としたシステムを活用すると、これらの業務を一元化しやすくなります。

• 拠点からの依頼
• 本部での承認
• 在庫引当
• 出荷指示
• 履歴管理

多拠点運用で販促物の出荷・発送を安定させたい企業では、業務全体を統合して管理できる仕組みが有効です。

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SPinnoでは、販促物・販促品の管理を一元化し、拠点が複数ある企業でも運用しやすい仕組みを提供しています。

• 拠点からの依頼を統一し、申請・承認フローを整備
• 在庫情報を共有し、必要な分だけを適切に出荷
• 依頼の情報を残し、誰が何を依頼したかすぐに確認可能
• 発注数量、ダウンロード、アクセス履歴から販促物の利用の頻度が分かる

属人化しやすい販促物の出荷業務を仕組み化し、業務負担とミスを削減することが可能です。

まとめ

販促物の出荷・発送管理は、マーケティング施策を支える重要な業務です。

拠点が増えるほど、依頼や在庫情報が分散し、出荷ミスや対応漏れが発生しやすくなります。

販促物の出荷・発送を安定させるためには、依頼・承認・在庫・履歴を一元管理し、仕組みとして運用することがポイントです。