販促業務の改善ステップ＆BPassという選択肢

販促業務効率化とは

販促業務の担当者が直面する日々の業務

商品・サービスを提供する企業において、販売促進活動は事業の要。
そして、その領域を担当する「販促担当者」は、日々多岐にわたる業務を担っています。

• 販売促進キャンペーンの企画・実行
• 販促物（ポスター・POP・什器など）の手配や在庫管理
• 営業や店舗、社内外関係者へのキャンペーン情報、付随する販促物の周知

販促業務は、その煩雑さゆえに効率化するべき業務内容が多く存在します。
販促物管理では「在庫切れによる販売機会の損失」や「余剰在庫によるコスト増」、「属人化故の業務煩雑化」などが課題になっています。

販促部門は、売上向上を牽引する重要なポジション

販促は、売上向上を牽引する、非常に重要な役割を担っています。
販促活動を成功させるため、販促部門の業務効率化は、企業全体の生産性向上や競争力強化に直結し、さらにクリエイティブな施策を生む余地を広げます。

販促業務の改善

販促業務の領域は、他の領域に比べ業務改善のスピードが遅れがちです。FAXやメール、紙の申請書に依存したプロセスがいまだ残っていたり、関係者が多く複雑なフローであることが多く、どこから改善を進めてよいか、誰がプロジェクトを推進するかが定まりにくいといった事情がその背景にあります。
しかし、こうした複雑さや旧時代的なやりとりの多さは、企業にとって大きなインパクトを持つ業務改善につながる可能性を秘めていると言えます。

デジタルツールを導入し、データや販促物を一元管理することで、以下が実現可能です。

• 店舗や営業と本部のコミュニケーション迅速化
• 在庫数のリアルタイム可視化
• 過去データを活用した販促効果の分析

遅れているからこそ、DXに成功した企業は他社との差別化をしやすく、一歩進んだ販促活動を行う余地が生まれやすくなります。

販促業務効率化の重要性

業務効率化がもたらす全社的なメリット

業務効率化は単なる作業削減に留まらず、以下のような成果を生みます。

• 人的リソースの最適な活用：煩雑な作業を減らし、本来行うべき業務に集中する
• 属人化のリスク軽減：高齢化や退職による人手不足をカバー
• 担当者のQOL：アナログな業務によるストレスが軽減され、働きやすさが改善
• 環境配慮：ペーパーレスや配送効率化によりサステナブル経営に貢献

具体的な業務改善ステップ

1. 販促業務のフロー見直し

まずは現状の業務プロセスを「見える化」し、時間を奪っている工程や重複作業を特定します。
そして定期的にフローを見直すことで、常に最適な効率化を維持できます。

2.フローの書き出しと見直しの重要性

業務改善の第一歩は、現在の業務フローを詳細に書き出すことです。
これにより、どのプロセスが時間を取っているのか、無駄が生じているのかを可視化できます。フローを見直すことで、改善すべきポイントが明確になり、適切な効率化策を講じることが可能となります。

具体的には、各工程の時間を計測し、ボトルネックを特定。これにより、プロセスの再設計が可能となり、よりスムーズな業務運営が実現します。

フローを見直した際に、人員不足や必要なのにどうしても手が回らない…そのような部分があれば、新しいツールの導入も検討し、プロセスのデジタル化を進めることも重要です。

また、フローの見直しは単発で終わらせないようにしましょう。定期的に見直し、業務の棚卸を行うことで、適正な状態を保つことに繋がります。

3.タスク精査とBPOの活用

業務フローを見直した後は、各タスクの必要性を精査します。

省けるタスクや外部に委託できるタスクを洗い出したあとは、社内リソースをよりクリエイティブな業務に振り分けるためにBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用することも有効です。これにより、業務全体の効率が大幅に向上します。

BPOの導入は、コスト削減だけでなく、専門性の高い業務を外部のプロフェッショナルに任せることで、品質の向上も期待できます。
さらに、自社だけで業務を行う場合よりも、客観的な視点を取り入れやすく、定期的な見直しを行う上でも役立ちます。

BPOの活用には、適切なパートナー選びが重要です。信頼性が高く、業界に精通した企業と選ぶことで、スムーズな業務移行と持続的な効率化を実現しましょう。

BPOのその先へ： BPaaS（ビーパース）とは？

前述の通り、業務を整理することにより、反復作業は外部へ委託することができます。
ただし、社内での依頼のやりとりや、内容を外部へわかるように伝達するといった運用業務は残ってしまい、結局社内で対応してしまうケースも多々あります。

そのような事態が起こりそうな企業においては、運用から実作業までの一連の流れを「BPaaS」へ移行することで、運用と実務が同じ土台でまわり、継続的な最適化が可能になります。

BPaaS（Business Process as a Service）とは、「クラウドシステムによる業務効率化」と「業務プロセスのアウトソーシング」を組み合わせたサービスモデルです。

従来のような「BPOのみ」「システム導入のみ」の解決では、「仕組みはできても、作業が大変」など課題の一部が残りがちでした。
しかしBPaaSでは、面倒な作業を外部に任せつつ、運用面はシステムに統合され、効率的な管理ができます。

例えば、販促業務におけるBPAASの活用では、

• 販促物の在庫管理はクラウド上で一元化

• 発注や配送の手配は外部パートナーにアウトソーシング

• 本部はデータ分析や戦略立案など、価値の高い業務に集中

といった体制が実現します。

BPaaSがもたらす販促業務のDX

販促業務を単に効率化するだけでなく、BPaaSを活用することで「DX（デジタルトランスフォーメーション）」が加速します。

• クラウドで一元管理 → 店舗・本部・物流が同じ情報を共有

• アウトソーシングで作業を削減 → 社内リソースを戦略に集中

• データ活用による高度な意思決定 → 過去実績を分析し、販促効果を最大化

つまり、BPaaSは「システム導入」と「作業負担軽減」を同時に実現する仕組みです。

DXと作業負担軽減を同時に実現

多店舗展開企業の販促業務は複雑になりがちですが、クラウドシステムとアウトソーシングを組み合わせることで、抜本的な効率化が可能です。

「販促物の管理はクラウドで効率化し、面倒な作業はまるごと任せる」
これこそが、BPaaSが提供する新しい業務のあり方です。

弊社は、こうしたBPaaSモデルを通じて、企業の販促業務DXを支援し、現場の負担軽減と売上向上の両立をお手伝いしています。

販促物管理システムの導入効果

システム導入による効率化事例

あるリテール企業では、販促物管理システムを導入することで、販促物の手配ミスが激減し、在庫管理が効率化されました。

商品や資材、販促物の発注をFAXで行っていたため、確認漏れや紛失の発生が多く、それを防ぐためのチェック・確認に多く時間を割いているような状況でした。さらに、販促物や資材の変化に伴って、発注書が更新されるたびに、各店舗への浸透が必要となることも非常に負担になっていました。

システムを導入しDXを進めることで、そうした発注作業にかかる工数を大幅に削減し、業務がスムーズになりました。また、オンライン上で、最新の販促物や資材の情報を共有することで、店舗や担当者への周知と浸透の改善ができました。

販促物の発注・管理はSPinnoで

当社が提供する販促クラウド「SPinno」は、販促業務の効率化を目的に、販促領域に特化して開発されたクラウドシステムです。
販促業務、販促活動で重要となるPOPの受発注、デザインの依頼・承認、デザインのデータ管理・共有を、これ一つで行うことができます。

販促業務の一元管理と見える化

販促クラウド「SPinno」は、POPの企画・制作の取りまとめをする本部と、販促施策が行われる営業拠点・店舗、そしてデザイン会社・印刷会社・倉庫などのサプライヤーをクラウド上でつなぎ、データの一元管理と見える化を実現します。
これにより、メールやFAXといった見落としがちな連絡手段は不要となり、販促物の制作に関する進捗状況も関係者間で見える化されます。

ユーザーフレンドリーなUI/UX

特に営業拠点・店舗などのユーザーから多くいただくのは「POP専用のECサイトのようなUI/UX」というお声。本部と現場の間で意図の共有が容易となるだけでなく、億劫だったPOPの手配業務がショッピング感覚で楽しく行えます。

画像ファイルの検索時間を短縮

SPinno上では、デザインデータなどの画像ファイルが全てサムネイル表示されるので、必要なファイルにスピーディにアクセスできます。

デザイン編集機能

軽微なデザイン修正であればSPinno上で完結することが可能であり、細々としたデザインの微調整にかかる費用と時間を大きく削減できます。
営業担当やスタッフが修正することも可能なので、より迅速で柔軟な修正が可能となります。

ログの可視化

POPの受発注に関するログを可視化することで、使用頻度の高いアイテムや在庫整理の参考情報を得ることができます。
印刷量の検討、次のPOPの企画・デザインへの参考など、戦略的に活用いただけます。

新たに販促業務の担当となった方や、これまでの業務内容の見直しを行う方、現在ご利用いただいているシステムやサービスから乗り換え先を検討している方は、是非システム化による業務効率化をご検討ください。