販促物のデータ共有と発注依頼をSPinnoで一本化。営業の足かせとなっていた販促業務の作業負荷を外注化で軽減

販促物の利用状況が把握できないことと、営業担当の業務工数が課題

―所属されている流通営業企画部の役割を教えていただけますか。

ダイドードリンコには大きく2つの営業部署がありまして、1つは自販機営業、もう1つはスーパー・コンビニエンスストア・ドラッグストアなどをクライアントとする流通営業です。

私たち流通営業企画部は、後者の流通営業の部門に向けて、商品ごとの戦略企画、販売計画の策定・管理、販促物の企画・制作といった支援を行うのが役割です。

―販促クラウド「SPinno」（以下「SPinno」）を導入された背景を教えてください。

現在の販促業務体制を構築する以前、当社では販促に関して大きく2つの課題があり、その解決のためにSPinnoを導入しました。

1つ目の課題は、販促物の利用状況がわかりにくい状態であったことです。これまで、流通営業企画部で用意している各販促物のデータは、社内のファイルサーバーフォルダに格納していましたが、営業がどの販促物をどのくらいの頻度で利用しているかがわからず、営業支援を行う我々としては「どの販促物が必要なのか」「どの販促物が不要なのか」といった効果が見えにくい状況でした。

2つ目の課題は、販促業務における人的リソース不足でした。

当社の流通営業には現在、全国に営業拠点がありますが、地域や担当顧客によって、人数の少ない営業所や、店舗数が非常に多い流通小売企業を担当している「広域営業」と呼ばれるチームがあります。

以前、販促物は、営業拠点ごとに用意し、自分たちで印刷・加工、配布・設置など一連の作業を営業自身で実施してもらっていたため、件数が膨大となる広域担当のチーム、また人数が少なく手が足りないオフィスでは、作業負荷が高く、販促物の活用が難しかったのです。

営業からすれば、売上拡大のために販促物を活用したくても、使えば使うほど自分たちの作業工数も増えてしまう状況でしたので、思うように活用ができていないという大きな課題がありました。

販促業務の一元管理化と併せて、加工や手配の単純作業をアウトソーシング運用へシフト。4ヶ月で約400時間の作業時間を削減

―課題解決のために、SPinnoをお選びいただいた”決め手”があればお伺いしたいです。

決め手は、何よりも「使いやすさ」です。SPinno上では、ECサイトで気軽に買い物をするような感覚で販促物を発注することができ、初めての方でも使いやすいと好評です。

また、システムのTOP画面のデザインを、自分たちで使いやすいようにアレンジできることも魅力でした。

流通営業本部には各エリアから有志を集めたDX推進チームがあります。流通営業企画部とDX推進チームのメンバーで、どのようにすれば、より業務を効率化できるか、営業目線で考えながら実装を進めていきました。

また、DX推進チームのメンバーはSPinnoの運用開始後も、各エリアに向けて浸透を進める役割を担ってくれています。

こうした有志メンバーの協力もあり、導入してからこれまで、営業担当からSPinnoの操作方法に関する質問はほぼ上がっておらず、利用率も高い状態を維持できています。

―SPinno導入による成果があれば教えてください。

成果として大きく感じているのは３点です。

まず1点目は、販促物の活用状況を見える化できたことです。SPinnoでは発注状況だけではなく、ダウンロードやアクセス履歴も確認できますので、販促物ごとの使用頻度の高さ・低さが明確にわかるようになりました。使用頻度の低い販促物は作成を止めるなど、管理側の業務改善に繋がっています。

2点目は、販促物の検索性向上と業務効率のUPです。ファイルサーバーフォルダ内を営業が探し回ることがなくなり、検索時間を短縮できました。 また、導入以前はメールで行っていたサプライヤーへの発注依頼がSPinnoに一本化され、煩雑なメールのやりとりもなくなり、業務時間をより効率的に使えるようになりました。

3点目が、今回のシステム導入で一番大きく変わった部分になりますが、SPinnoで販促業務を一元管理できるようになったことで、印刷、加工から配送までの単純作業にあたる部分のアウトソーシング運用へシフトすることに成功しました。

各営業拠点で実施していた、POPの印刷、裁断や発送時の封筒詰め作業、宛名書きといった作業は、売上向上の施策展開のためとはいえ、営業の大きな負担になっていました。

SPinnoで発注依頼を一本化できたことにより、印刷から後工程の加工や発送といった作業を、業務委託先であるキヤノンマーケティングジャパン（以下、「キヤノンMJ」）が運営しているBPOセンターへ、システム経由でスムーズに依頼できるようになりました。

アウトソーシング運用の実現により、営業はこれまで以上に営業活動に専念することができるようになったことはもちろん、店舗数が多い広域営業担当においても、躊躇なくPOPを活用した大規模な販促提案を行えるようになり、顧客様への提案の幅がぐっと広がりました。

導入以前は、大型の販促企画がある時には、営業担当全員が手分けして4日がかりで準備することもあるほど、大きな業務負担となっていたのです。営業担当からすれば「販促施策は行いたいが、その準備の作業時間がとれない」というもどかしさがありました。

SPinno導入とキヤノンMJ BPOセンターへの業務委託をスタートしてから、約4ヶ月となります。その間にクラウドからBPOセンターへ印刷依頼された販促物は約90,000点、封筒詰めは約4,000点でした。営業の作業時間に換算しますと、4ヶ月で約400時間相当分の業務が削減できています。

SPinnoで広がる、販促の選択肢。さらなる浸透とデータの有効活用を目指す

―業務削減に貢献できているとのこと、本当にうれしいお声です。 今後、SPinnoを活用して、さらに取り組んでいきたいことはありますか。

今後はさらにSPinnoの部内浸透を進め、さらなる販促業務の効率化と、販促業務の効果を高めることに注力していきたいです。

SPinnoのさらなる浸透に向け、当社では毎月SPinnoのログイン状況やダウンロード状況を分析している他、2週間に1度のペースで「SPinnoマガジン」と題して今利用頻度が高くなっている販促物・使ってほしい販促物などの周知を行っています。

こうした社内浸透と、得られるデータの分析を継続していくことにより、販促物をさらに有効に使える状態をつくり上げていきたいです。

また、BPOのパートナー企業とも連携することで、さらにタイムリーな販促物の作成により、販売機会を逃すことなく、適切な販促施策の展開を行える環境づくりを目指していく考えです。

―最後に、貴社にとってSPinnoとは、何ができるシステムですか？

SPinnoは「実現できなかった提案や販促が、実現できるようになる」システムです。

SPinno導入以降、当社では、新たにできる販促の選択肢が広がりました。 業務の効率化ももちろん大きな成果ですが、これまで負担が多く、実現させたくても実現できなかったことが可能となったことが、何物にも代えられない最大の利点であると考えます。

また、私自身、流通営業を経験して販促業務の大変さはわかっていましたし、「営業はより営業活動に専念できる環境を構築していきたい」という強い思いがあったので、SPinnoの実装により、「できなかったことができる」状態をつくれたことをうれしく思っています。

各エリアの営業担当からSPinno導入に対する感謝の声をもらうことも多く、引き続きSPinnoの有効活用と、効果の高い販促を行える体制づくりを進めていきたいです。